Menaxhimi i ngjarjeve

Planifikues eventesh

Dasma në një vresht

Menaxhimi i ngjarjeve është aplikimi i praktikave të menaxhimit të projektit për organizimin dhe zhvillimin e ngjarjeve të ndryshme, qofshin ato të vogla ose të mëdha, personale apo korporative, si festiva, konferenca, ceremoni, dasma, festa formale, koncerte apo konventa. Ky proces përfshin studimin e identitetit të markës, identifikimin e audienca të synuara, zhvillimin e konceptit të ngjarjes dhe koordinimin e aspekteve teknike para fillimit të saj.

Industria e ngjarjeve tani përfshin ngjarje të të gjitha madhësive, nga Olimpiada deri te takimet e mëngjesit të biznesit. Shumë industri, organizata të famshme, bamirësi dhe grupe interesi organizojnë ngjarje për të promovuar imazhin e tyre, për të ndërtuar marrëdhënie biznesi, për të mbledhur fonde, ose për të festuar arritjet e tyre.

Procesi i planifikimit dhe koordinimit të ngjarjeve zakonisht quhet planifikimi i ngjarjeve, i cili mund të përfshijë buxhetimin, planifikimin, zgjedhjen e vendit, marrjen e lejeve të nevojshme, koordinimin e transportit dhe parkimit, rregullimin për folësit ose argëtuesit, rregullimin e dekorit, sigurinë e ngjarjeve, kateringun, koordinimin me shitës të palëve të treta dhe hartimin e planeve emergjente. Çdo ngjarje është e ndryshme në natyrën e saj, kështu që procesi i planifikimit dhe ekzekutimit të çdo ngjarjeje ndryshon në bazë të llojit të saj.

Menaxheri i ngjarjes është personi që planifikon dhe ekzekuton ngjarjen, duke marrë përgjegjësinë për elementet krijuese, teknike dhe logjistike. Ky roli përfshin dizajnin e përgjithshëm të ngjarjeve, ndërtimin e markës, strategjinë e marketingut dhe komunikimit, prodhimin audio-vizual, shkrimin e skenarit, menaxhimin e logjistikës, buxhetimin, negocimin dhe shërbimin ndaj klientit.

Për shkak të kompleksiteteve të përfshira, sasisë së gjerë të njohurive të kërkuara dhe mjedisit që ndryshon me shpejtësi, menaxhimi i ngjarjeve përmendet shpesh si një nga rrugët më stresuese të karrierës, në nivel të ngjashëm me profesionin e Kirurgu.

Marketingu dhe komunikimi strategjik

Menaxhimi i ngjarjeve mund të shërbejë si një mjet për marketing dhe komunikim strategjik, i përdorur nga kompani të çdo madhësie. Kompanitë mund të përfitojnë nga ngjarjet promovuese si një mënyrë për të komunikuar me klientët aktualë dhe potencialë. Për shembull, këto ngjarje të përqendruara në reklama mund të jenë konferenca shtypi, ngjarje promovuese ose prezantime të produkteve.

Menaxherët e ngjarjeve mund të përdorin gjithashtu mediat tradicionale të lajmeve për të përshkruar audiencën e tyre, duke shpresuar të gjenerojnë mbulim mediatik që do të arrijë mijëra ose miliona njerëz. Ata gjithashtu mund të ftojnë audiencën e tyre në ngjarjet e tyre dhe t'i arrijnë ata në ngjarjen aktuale.

Vendi i ngjarjes

Vendi i ngjarjes mund të jetë një vend brenda vendit ose jashtë tij. Menaxheri i ngjarjeve është përgjegjës për operacionet në një vend të ngjarjeve ose në një vend argëtimi të marrë me qira, pasi ata janë në koordinim të drejtpërdrejtë me pronarin e pronës. Një menaxher i ngjarjeve do të monitorojë të gjitha aspektet e ngjarjes në vend. Disa nga detyrat e renditura në fillim mund të zhvillohen në vendin e ngjarjes, por zakonisht me një kosto shtesë.

Ngjarjet paraqesin një rrezik të konsiderueshëm të përgjegjësisë për organizatorët dhe ambientet. Si rrjedhojë, shumica e vendeve kërkojnë që organizatorët të sigurojnë një mbulim të përgjegjësisë së përgjithshme ose specifike për ngjarjet, me një shumë jo më pak se 1,000,000 dollarë për ngjarje dhe 2,000,000 dollarë në total, që është standardi i industrisë.

Menaxherët e ngjarjeve të korporatave rezervojnë vendet për të pritur takime të korporatave, konferenca, ngjarje rrjeti, shfaqje tregtare, prezantime të produkteve, mbledhje për ndërtimin e ekipit, ose seanca trajnimi në një mjedis të përshtatur.

Qëndrueshmëria

Menaxhimi i qëndrueshëm i ngjarjeve, i njohur gjithashtu si gjelbërimi i ngjarjeve, është procesi i përdorur për të krijuar një ngjarje me shqetësim të veçantë për çështje mjedisore, ekonomike dhe sociale. Qëndrueshmëria në menaxhimin e ngjarjeve përfshin marrjen e vendimeve me përgjegjësi sociale dhe mjedisore gjatë planifikimit, organizimit dhe zbatimit të ngjarjes, si dhe pjesëmarrjen e të gjithë palëve të interesuara në ngjarje. Kjo përfshin përdorimin e parimeve dhe praktikave të zhvillimit të qëndrueshëm në të gjitha nivelet e organizimit të ngjarjeve dhe synon të sigurojë që një ngjarje të jetë e organizuar me përgjegjësi ndaj mjedisit dhe shoqërisë. Gjelbërimi i ngjarjeve duhet të fillojë që në fazën fillestare të projektit dhe duhet të përfshijë të gjithë aktorët kryesorë të roles, përfshirë klientët, organizatorët, vendet, nënkontraktorët dhe furnitorët. Studimet e fundit tregojnë se tendenca e kalimit të ngjarjeve nga format personale në modalitetet virtuale dhe hibride mund të çojë në zvogëlimin e gjurmës së karbonit në nivel të konsiderueshëm. Për shembull, një modalitet virtual mund të zvogëlojë gjurmën e karbonit për 94%, ndërsa një modalitet hibrid me mbi 50% pjesëmarrje personale mund ta zvogëlojë atë për 67%.

Teknologjia

Kompanitë e programeve të menaxhimit të ngjarjeve ofrojnë mjete softuerike për planifikimin e ngjarjeve, duke trajtuar shumë aktivitete të zakonshme si regjistrimi i delegatëve, rezervimi i hoteleve, organizimi i udhëtimeve, apo ndarja e hapësirës së dyshemesë së ekspozitës.

Një trend i kohëve të fundit në teknologjinë e ngjarjeve është përdorimi i aplikacioneve celulare për ngjarje. Kjo teknologji po përparon dhe i jep profesionistëve të ngjarjeve mundësinë të thjeshtojnë dhe të menaxhojnë ngjarjet e ndërlikuara dhe të thjeshta në mënyrë më efektive. Aplikacionet celulare kanë një gamë të gjerë përdorimesh. Ata mund të përdoren për të mbajtur informacione relativisht statike si axhenda, biografi të folësve dhe pyetje të shpeshta. Gjithashtu, ata mund të inkurajojnë pjesëmarrjen dhe angazhimin e audiencës përmes mjeteve të ndërveprimit si votimi, dërgimi i pyetjeve te folësit gjatë sesionit pyetjesh-përgjigjesh, ose krijuimi i sesioneve të drejtpërdrejta interaktive. Aplikacionet celulare të ngjarjeve mund të shërbejnë gjithashtu si mjet komunikimi nga organizatorët e ngjarjeve. Ato ndihmojnë për të përmirësuar përvojën përgjithësuese të ngjarjeve dhe për të lehtësuar punën e organizatorëve. Organizatorët mund të komunikojnë me pjesëmarrësit duke dërguar sinjalizime, njoftime dhe mesazhe shtytëse. Aplikacionet gjithashtu mund të përdoren për të marrë komente nga pjesëmarrësit përmes anketave të integruara në aplikacion. Disa aplikacione të ngjarjeve celulare mund të ndihmojnë pjesëmarrësit të angazhohen me njëri-tjetrin, sponsorët dhe organizatorët duke përdorur funksionalitete të rrjetit të integruar.

Arsimi

Numri i Universiteti që ofrojnë trajnime në menaxhimin e ngjarjeve nëpërmjet çertifikatave dhe diplomave universitare ose pasuniversitare po rritet.

Kolegji Rosen i Menaxhimit të Mikpritjes në Universitetin e Floridës Qendrore nisi ofrimin e diplomës së parë Bachelor të Shkencave në Menaxhimin e Ngjarjeve në vitin 2006. Programi përdor trajnimin bazë në fushën e mikpritjes, duke mbuluar operacionet e akomodimit, turizmin, shërbimet e mysafirëve, kontabilitetin dhe marketingun, si dhe menaxhimin e ngjarjeve. Ky menaxhim i ngjarjeve përfshin shitjet, promovimin, teknologjinë, dizajnin, menaxhimin e rrezikut dhe ushqimin, duke ofruar zgjedhje të disponueshme për interesa specifike, si lundrime, klube, verë, apo shfaqje tregtare. Programet e tjera të diplomës që nuk ofrojnë një diplomë të plotë zakonisht ofrojnë përqendrime, siç është rasti i Universitetit të Nju Jorkut, i cili ofron një diplomë Bachelor të Shkencave në Menaxhimin e Hotelerisë dhe Turizmit me një përqendrim në menaxhimin e ngjarjeve. Universiteti i Floridës gjithashtu ofron një program të ngjashëm.

Për shkak të numrit të kufizuar të programeve të diplomave universitare në dispozicion, nuk është e pazakontë që menaxherët e ngjarjeve të fitojnë diploma në administrimin e biznesit, marketingun ose marrëdhëniet me publikun. Për të shtuar vlerën e tyre në fushën e menaxhimit të ngjarjeve, shpesh ata fitojnë një ose më shumë çertifikata që ofrojnë specializim në fusha të veçanta. Disa nga certifikatat e disponueshme përfshijnë:

• Profesionist i certifikuar i takimeve (CMP)
• Certifikuar në Menaxhimin e Ekspozitave (CEM)
• Treguesi i certifikuar i ekspozitës tregtare (CTSM)
• Certifikata në Menaxhimin e Takimeve (CMM)
• Profesionist i certifikuar në Catering dhe Evente (CPCE)
• Projektues i certifikuar i ngjarjeve (CED)
• Profesionist i certifikuar i ngjarjeve speciale (CSEP)